Hoe werken factuurnummers?

Wat is een factuurnummer?

Een factuurnummer is een uniek nummer waarmee je een factuur gemakkelijk kunt terugvinden in je administratie. 

Het is wettelijk verplicht om een factuurnummer op je facturen te zetten. Ook moeten factuurnummers voldoen aan een aantal eisen.

Welke eisen worden gesteld aan je factuurnummering?

Als je een factuur maakt, dien je daar een uniek, opvolgend factuurnummer op te zetten. Wanneer je facturen doorlopend genummerd zijn, kan de belastingdienst controleren dat er geen facturen ontbreken in je administratie. Daarnaast is het belangrijk dat de tijdsvolgorde klopt van je factuurdatums. Dit betekent dat als je je facturen op factuurnummer sorteert, dat je factuurdatums ook oplopend moeten zijn. 

Het eerste factuurnummer waar je je administratie mee start, kun je zelf bepalen. Meestal kiezen mensen voor het jaartal en dan een oplopend nummer. Bijvoorbeeld 2020-0001, 2020-0002... Ieder jaar begin je dan weer overnieuw met tellen. 

Een alternatieve manier is om doorlopend te tellen, zonder jaartal. Bijvoorbeeld F000001, F000002....

Hoe werken factuurnummers in de Factuurgenerator?

• een concept factuur heeft nog geen factuurnummer. Je kunt immers aan meerdere concept facturen tegelijkertijd werken. 
• zodra je een factuur definitief maakt, wordt een factuurnummer en factuurdatum

Let op! omdat factuurnummers oplopend moeten zijn, raden we je af om facturen te verwijderen. Er ontstaat dan een gat in je factuurnummering en je loopt dan kans dat de belastingdienst daar vragen over stelt bij controle. Als je een fout ontdekt op een definitieve factuur waardoor het bedrag anders wordt, dan dien je dit te corrigeren met een latere factuur. Bij een negatief bedrag kun je hiervoor een creditfactuur aanmaken, bij een positief bedrag kun je ook werken met een aanvullende corrigerende factuur. Verstrek deze extra factuur ook altijd aan je klant

Hoe pas ik de layout van een factuurnummer aan?

→ Log in en ga naar Huisstijl instellingen

In het vak 'Formaat Factuurnummers' kun je de layout van je factuurnummer uitkiezen. Als je een eigen formaat wilt gebruiken, kies dan de optie 'Aangepast'.